Neuerungen bei der Erstellung des Lohnausweises ab dem 1. Januar 2016 betreffend der Deklaration des Anteils Aussendienst bei Mitarbeitenden mit Geschäftsfahrzeug

Der Fahrkostenabzug für unselbständig Erwerbstätige bei der direkten Bundessteuer wurde auf maximal CHF 3‘000 pro Jahr festgelegt. Die Beschränkung des Fahrkostenabzugs hat auch Auswirkungen auf die Deklaration im Lohnausweis. Auf den Privatanteil für Geschäftsfahrzeuge haben die Änderungen anlässlich der FABI-Vorlage jedoch keinen Einfluss.

Ausgangslage / Gesetzesänderung

An der Volksabstimmung vom 9. Februar 2014 wurde die Vorlage über die Finanzierung und den Ausbau der Eisenbahninfrastruktur (FABI) angenommen. Die aus dieser Abstimmung folgenden Gesetzesbestimmungen traten per 1. Januar 2016 in Kraft. Eine Änderung ist, dass der Fahrkostenabzug für unselbständig Erwerbstätige bei der direkten Bundessteuer auf maximal  CHF 3‘000 pro Jahr festgelegt wurde. Die Beschränkung des Fahrkostenabzugs hat auch Auswirkungen auf die Deklaration im Lohnausweis.  Auf den Privatanteil für Geschäftsfahrzeuge haben die Änderungen anlässlich der FABI-Vorlage jedoch keinen Einfluss.

Änderungen bei der Ausfertigung der Lohnausweise

Arbeitet ein Arbeitnehmer mit Geschäftsfahrzeug ganz oder teilweise im Aussendienst (z.B. Kundenberater, Monteure, Handelsreisende, Erwerbstätigkeit auf Baustellen oder für auswärtige Projekte) muss der Arbeitgeber ab dem Jahr 2016 unter der Ziffer 15 des Lohnausweises den prozentmässigen Anteil des Aussendienstes deklarieren. Der Anteil Aussendienst muss nur für Mitarbeitende mit einem Geschäftsfahrzeug ausgewiesen werden.

Definition Aussendiensttage

An Tagen, an welchen der Mitarbeitende mit seinem Geschäftsfahrzeug direkt von seinem Wohnort aus zum Kunden und vom Kunden wieder zurück zu seinem Wohnort fährt, gilt als ganzer Aussendiensttag. Fährt der Angestellte mit seinem Geschäftsfahrzeug zunächst an seine übliche Arbeitsstätte und anschliessend zum Kunden und am Abend direkt vom Kunden zu seinem Wohnort, so gilt dieser Tag als halber Aussendiensttag. Die gleiche Handhabung gilt, wenn der Mitarbeitende morgens von seinem Wohnort direkt zum Kunden und vom Kunden anschliessend zu seinem Arbeitsort fährt. Arbeitet der Angestellte ganze Tage von zu Hause aus (Home-Office) so sind diese Tage ebenfalls als Aussendiensttage zu bescheinigen.

Berechnung Anteil Aussendienst

Konnte die Anzahl der Aussendiensttage ermittelt werden, wird dieses Total in Prozenten zu den insgesamt 220 Arbeitstagen angegeben. Den Ferientagen, einzelnen Krankheitstagen usw. muss keine Beachtung geschenkt werden. Ist der Mitarbeitende in einem Teilzeitpensum angestellt, dann berechnet sich der Anteil Aussendienst in Prozenten des Beschäftigungsgrades.

Falls die genaue Ermittlung der Aussendiensttage nicht möglich ist, dann können die Aussendiensttage pauschal angegeben werden. Eine entsprechende  Liste wurde von der eidgenössischen Steuerverwaltung  in Zusammenarbeit mit den Kantonen erarbeitet. Je nach Branche und Funktion des Mitarbeitenden wurde in dieser Liste ein pauschaler Anteil Aussendienst festgelegt.

Empfehlung

Damit der Anteil Aussendienst korrekt berechnet werden kann, sollten Mitarbeitende mit einem Geschäftsfahrzeug ein Fahrtenbuch führen. Liegt kein Fahrtenbuch oder eine ähnliche Art der Dokumentation vor, wird es schwierig den Anteil Aussendienst zu berechnen. In diesen Fällen kann die Liste mit den Pauschalsätzen der eidgenössischen Steuerverwaltung verwendet werden.  

Der im Lohnausweis angegebene Anteil des Aussendienstes kann einen Einfluss auf das steuerbare Einkommen des Mitarbeitenden haben. Grundsätzlich gilt, je höher der Aussendienstanteil des Angestellten, desto tiefer ist die Aufrechnung in seiner Steuererklärung. Deshalb ist es ratsam, diese Thematik vorgängig mit dem Mitarbeitenden zu besprechen und Ihn auf anfällige Steuerfolgen aufmerksam zu machen.

Es empfiehlt sich, zusammen mit Ihrem Steuerexperten und Treuhänder genauestens auf diese Thematik zu achten, um allfällige Risiken aus der falschen Ausstellung der Lohnausweise zu vermeiden. Wir unterstützen Sie als Ihre Steuerberater und Experten im Bereich Treuhand gerne dabei.

Roger Schärli, Treuhänder mit eidg. Fachausweis
Lukas Wadsack, Rechtsanwalt, eidg. dipl. Steuerexperte

Quelle:  Mitteilung 002-D-2016-d Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV